Jakarta (22/9). Ketua DPP LDII Rulli Kuswahyudi memberikan materi keprotokolan dalam Rapat Koordinasi Nasional DPP LDII di Grand Ballroom Minhajurrosyidin, Jakarta, pada Minggu (22/9). Rulli mengingatkan keprotokolan merupakan standar serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
“Keprotokolan meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau di dalam masyarakat,” ujar Rulli yang juga Ketua Rakornas LDII.
Ia melanjutkan, pengetahuan mengenai tata cara penyambutan tamu diperlukan untuk menunjukkan LDII organisasi yang profesional, termasuk dalam hal melaksanakan kegiatan resmi organisasi. “Dengan profesionalisme yang terlihat dari pelaksanaan suatu acara resmi, maka kegiatan tersebut bisa menjadi kebanggaan bagi warga LDII dan rasa nyaman yang bisa dirasakan tamu undangan,” tuturnya.
Menurutnya, setiap kegiatan LDII merupakan cermin atau wajah yang terlihat oleh umum. Karena itu faktor manajemen pra-acara perlu persiapan matang. DPP LDII meminta para peserta Rakornas menyampaikan materi pengelolaan acara tersebut hingga pada level pimpinan anak cabang (PAC) — yang merupakan struktur organisasi terbawah. Keteraturan dalam menggelar acara menurut Rulli, menunjukkan LDII melakukan penataan organisasi.
Terkait surat menyurat, Rulli menyatakan undangan resmi lewat surat misalnya, harus memikirkan maksud dan tujuan undangan tersebut. Ia menegaskan agar surat tersebut dikawal dan dipastikan sampai pada tamu yang akan diundang, “Serta perlu menyertakan kontak orang yang bisa dihubungi. Dalam penulisan surat undangan, perhatikan cara penulisan jabatan, nama, alamat, jangan sampai salah ejaan,” katanya.
Tanggung jawab mengelola surat menyurat itu, Rulli mengingatkan perlu koordinasi antar pengurus, tidak dibebankan ke sekretariat saja. Pengiriman surat baik secara fisik atau daring harus terus dipantau dan surat memiliki alamat penerima yang jelas. “Termasuk tanda terima surat sebagai bukti status tersebut sampai di mana, dan terus amati responnya,” kata Rulli menambahkan.
Sementara untuk penataan tempat duduk, Rulli menerangkan, panitia acara perlu mengetahui urutan tingkatan pejabat sesuai tata letak tempat agar tidak salah menempatkan kursi. Panitia harus menunjuk petugas yang menempelkan nama pejabat di kursi, agar kursi tidak ditempati orang yang berhak duduk pada kursi itu, “Perlu pengawalan ketat terhadap tamu agar bisa sampai pada kursinya dengan nyaman, sehingga tamu merasa diperhatikan,” ujar Rulli.
Terkait posisi ideal dalam menyambut tamu, Rulli mengingatkan posisi penyambut tamu berada di sisi kanan atau di sisi kiri tamu kehormatan yang datang. “Urutan penerimaan tamu paling utama adalah pejabat paling dihormati yang menjabat tangan tamu atau menyambut pertama kali, dan itu sesuai urutan. Sedangkan dalam melepas tamu, pejabat utama menjabat tangan paling akhir,” kata Rulli menerangkan.
Hal penting lainnya, pemasangan bendera untuk acara resmi, panitia perlu memperhatikan posisi bendera negara diletakkan di sebelah kanan mimbar, sedangkan bendera LDII berada di sisi kiri.
Selanjutnya mengenai urutan acara, yang pertama adalah pembacaan Al Quran, kemudian menyanyikan lagu nasional, setelahnya dibuka oleh Master Ceremony (MC). Urutan tersebut kemudian dilanjutkan dengan acara pokok, baru ditutup dengan doa, sedangkan penutup acara diakhiri dengan foto bersama.
Saat sesi foto bersama antar pengurus dan tamu undangan, Rulli juga mengingatkan agar tidak berebut posisi untuk menunjukkan rasa hormat kepada pejabat berwenang. Ia pun mengingatkan jangan menghadirkan matahari kembar, artinya tidak semua pejabat memberikan sambutan.
Urutan acara diupayakan sederhana tidak bertele-tele. Sambutan saat pembukaan dilakukan mulai dari urutan tertinggi berdasarkan aturan protokoler. Selain itu, usahakan tamu terhormat tidak melakukan pengulangan naik-turun panggung.
Keberlangsungan acara harus terkoordinasi antara Floor Director (FD), MC, dan Runner. Ketiganya berada dalam area panggung utama, bekerja mengatur keseluruhan acara, “Runner misalnya, berkoordinasi dengan MC dalam melengkapi kebutuhan presentasi dan acara penyambutan. Sementara MC, harus mengetahui dan memiliki daftar pejabat yang perlu disebut, termasuk gelarnya secara lengkap,” ujarnya.
Karena itu, untuk MC panitia juga harus membuat cue-card yang berisi susunan acara, tidak menggunakan handphone atau kertas besar. Selain itu, untuk mengurangi pergerakan petugas konsumsi saat acara berlangsung, seluruh meja peserta diisi konsumsi seperti air dan snack. “Sebelum acara mulai, semua meja sudah rapi terisi dengan meja dan snack,” tutupnya.
